Event-менеджер

Event-менеджер – это специалист, который занимается организацией деловых и развлекательных мероприятий для компаний и частных лиц.

Что нужно уметь

Event-менеджер – это специалист, который занимается организацией деловых и развлекательных мероприятий для компаний и частных лиц. Сложно назвать, что не входит в обязанности event-менеджера: он и жнец, и швец, и на дуде игрец. И одна из первоочередных его задач – разработка концепции будущего действа, для чего требуется креативность, умение понять аудиторию, воплотить пожелания заказчика и достичь цели мероприятия. Учесть всё это одновременно в работе весьма непросто!

В основе праздника может лежать самая сумасшедшая идея, но если при этом решаются поставленные задачи, то цель оправдывает средства. О том, как соблюсти нужный баланс и не заиграться, и должен помнить настоящий event-менеджер. Несмотря на то, что эта профессия требует творческого подхода (и, согласно частому заблуждению, даже принадлежности к богеме), в деле организации мероприятий нужна холодная голова, которая может просчитать действия на несколько ходов вперед. Задача event-менеджера – сделать так, чтобы мероприятие состоялось несмотря ни на что. 

Иными словами, это человек, который не только придумывает мероприятия, но и управляет ими. Любое мероприятие, пусть даже самое крошечное, представляет собой плод труда нескольких человек, и в задачи event-менеджера входит найти этих людей и организовать их взаимодействие. Отели, бизнес-центры, рестораны, концертные агентства, турфирмы, авиакомпании, артисты, типографии, дизайнеры – это только начало списка, с которым приходится работать. Отыскать нужного человека бывает нелегко, поэтому профессиональные организаторы мероприятий обычно имеют свою базу контактов, которая ценится на вес золота. Кроме того, с каждым партнером нужно найти общий язык – коммуникативные навыки и умение работать в команде просто необходимы. Надо уметь поговорить со всеми – и с капризной звездой эстрады, и с суровым финансовым директором, и с нелюдимым разработчиком сайтов. Менять лексикон приходится по нескольку раз на дню! 

Помимо умения ладить с людьми, event-менеджер должен дружить с цифрами и уметь грамотно составить бюджет. По окончании мероприятия может потребоваться отчет с полной документацией – бумажной работой тоже нередко приходит заниматься самому event-менеджеру. Нередко взносы за возможность попасть на мероприятие приносят солидный доход. Таким образом, в задачи организатора входит привлечение гостей, а это уже продажи и маркетинг…

Крупные мероприятия обычно имеют большие бюджеты и проходят при участии спонсоров. Формирование и продажа спонсорских пакетов – тоже обязанность event-менеджера. Кроме того, многие мероприятия требуют освещения в прессе, поэтому event-менеджер может также выполнять функции специалиста по связям с общественностью и заниматься привлечением медиа-спонсоров, приглашением журналистов и контролем за выходом публикаций. 

Распределение обязанностей в разных компаниях может строиться по-разному, и кому-то повезет больше, кому-то меньше, но в любом случае event-менеджер остается играющим тренером, который может и лучшие цены на аренду конференц-залов получить, и пресс-релиз написать. 

Кому подходит event-менеджмент

Вы слывете отличным организатором среди своих друзей, умеете собрать всех, а ваш день рождения не сводится к банальному застолью и надолго запоминается оригинальной идеей? Тогда мир event-менеджмента ждет вас! А вот те, кто не любит общаться с людьми, предпочитает не брать на себя ответственность и не согласится в выходной ехать за сотню километров, чтобы убедиться, что спикер выступает с нужной презентацией, а приглашенный для маленькой девочки Дед Мороз прибыл по адресу, не достигнут успеха в деле организации мероприятий. 

Это не значит, однако, что event-менеджмент только для неисправимых трудоголиков, у которых нет жизни вне работы. Вовсе не так! Это профессия для активных людей, увлеченных своим делом, которым нравится решать нестандартные задачи. Кстати, эта отрасль дает отличные возможности для установления контактов с людьми из самых разных сфер, так что скучать не придется и в одиночестве вы точно не останетесь. 

Хотя event-менеджер не массовик-затейник, как многие думают, и для реализации большинства проектов приглашают артистов и ведущих, организатор мероприятий должен быть готов к тому, что в любой момент что-то может пойти не так и ему придется лечь на амбразуру. Даже директора крупных event-агентств могут оказаться в такой ситуации, что им придется самим листать слайды презентации для известного спикера или прокладывать кабель для аппаратуры. Амбиции амбициями, но необходимо всегда помнить о том, что успех мероприятия важнее громких должностей. Здесь необходима стрессоустойчивость, умение быстро принимать решения и действовать в нестандартных ситуациях. Ключевой спикер опоздал на самолет, ведущий заболел, в здании отключили электричество – форс-мажорные ситуации бесчисленны, а ответственность за всё часто ложится именно на плечи event-менеджера.

Современные мероприятия требуют массы сопровождающих деталей – брошюры, сувенирная продукция, электронные материалы. Иногда организатору мероприятий приходится быть и дизайнером, и компьютерщиком, и звукорежиссером. Конечно, не всегда event-менеджер будет делать всё своими руками, но, чтобы не произошло накладок и не терялся контроль над ситуацией, ему нужно хотя бы разбираться в основах, чтобы правильно поставить задачу поставщикам требуемых услуг. Event-менеджер должен знать, чем формат jpeg отличается от gif, что значит печать 4+0, как настроить проектор и как переслать по электронной почте объемный макет. 

Еще одна особенность профессии: современный event-менеджер всегда на связи. Если вы мечтаете о том, чтобы в выходные дни отключить телефон и не думать о работе, организация мероприятий вряд ли будет лучшим выбором в качестве дела вашей жизни. Event-менеджер готов ответить на любой вопрос и разрешить любую проблему в режиме 24/7, независимо от того, где он находится и чем занят. С другой стороны, организация делового саммита в Швейцарии, поездка на Каннский кинофестиваль или свадьба для VIP-клиента на тропических островах стоят того. 

Где работать

У молодого специалиста два пути – корпоративный и агентский. 

Первый путь подразумевает работу в крупной компании, деятельность которой не состоит в организации мероприятий. Как правило, потребность во внутреннем event-менеджере есть у консалтинговых компаний, которые часто проводят различные мероприятия для своих клиентов в целях развития бизнеса. Такие мероприятия обычно имеют определенный круг тем (например, налогообложение или юридические вопросы) и деловой формат – бизнес-завтраки, конференции, круглые столы. Работа организатора здесь направлена на продвижение компании и поддержание ее имиджа в сообществе. Однако в его обязанности может входить и организация дня рождения компании или ежегодной церемонии вручения премии, включающая не только деловую, но и развлекательную программу. 

Собственный event-менеджер бывает нужен не только в сфере B2B (Business-to-Business), но и в сфере B2C (Business-to-Consumer). Примером могут быть крупные компании, производящие и продающие товары народного потребления, и банки. В этом случае вы можете быть частью отдела корпоративной культуры и работать вместе со специалистами по внутреннему пиар и персоналу. Основной аудиторией в этом случае станут сотрудники компании. Event-менеджера можно встретить также и в отделе маркетинга и связей с общественностью крупной компании, и тут фокус уже будет на потребителях. Это могут быть презентации и различные промоакции. Однако, скорее всего, мероприятия будут проводиться внешними провайдерами, а event-менеджер выступит в качестве заказчика и основного координатора. 

Самая интересная работа и больше всего возможностей для специалиста по организации мероприятий – в event-агентствах, то есть компаниях, деятельностью которых является организация мероприятий для клиентов. Диапазон тут не ограничен – от детских дней рождения до крупных деловых форумов, от свадьбы в экзотическом месте до мастер-класса иностранного гуру. Некоторые компании сужают свою специализацию (например, только бизнес-конференции или только праздники), а крупные игроки на рынке, как правило, имеют департаменты, отвечающие за определенный тип мероприятий. Нередко крупные тренинговые компании открывают дочерние структуры или подразделения, занимающиеся организацией мероприятий, чаще всего, корпоративных конференций. 

Event-агентства – самый лучший способ познакомиться с кухней организации мероприятий и набраться опыта. Event-менеджеры с удовольствием возьмут в качестве ассистента молодого, активного и ответственного человека, которому можно доверить часть работы. Конечно, сразу разрабатывать концепцию мероприятия вам не поручат, и будет много не самой захватывающей работы – например, рассылка приглашений, но опыт просто бесценен. Кроме того, вы поймете, насколько вам интересна эта отрасль и готовы ли вы посвятить себя такой напряженной работе. 

Если вы поняли, что event-менеджмент – это ваше, то разнообразие мероприятий, проводимых агентством, поможет определиться, какие именно «ивенты» вы бы хотели организовывать в будущем. Кто-то чувствует себя как рыба в воде в сугубо деловой обстановке и обожает планировать конференции с солидными спикерами и серьезными темами, другой не может без драйва и креатива праздников, а третьему интересны театральные фестивали или фотовыставки. 

Набравшись опыта, помощник может дорасти до более ответственных заданий и стать event-менеджером. Дальше все зависит от желания: кто-то устает от бешеного ритма event-агенства и предпочитает более спокойную корпоративную работу, кто-то получает заманчивое предложение стать продюсером престижного мероприятия (например, кинофестиваля), а кто-то отправляется в свободное плавание и открывает собственное event-агентство, но это уже совсем другая история.