Секретарь
Категория: Работа с людьмиЕсли вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.
История
Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:
- Давать советы хозяину.
- Держать в секрете все, что ему известно.
Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .
Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.
Требования к первому российскому делопроизводителю:
- Дворянин из знатного рода.
- Мужчина.
- Высокообразованный.
- Способность давать советы по любому жизненному вопросу.
Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:
- Секретарь должен быть не один, а несколько.
- Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.
После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.
Описание
Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.
Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.
На каких специальностях учиться
В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.
Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:
- Менеджмент.
- Страховое дело.
- Бухгалтерский учет анализ и аудит.
- Таможенное дело.
Обязанности:
- Регистрация входящих и исходящих документов.
- Обслуживание руководителя и его посетителей.
- Создание рабочего плана для руководителя.
- Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
- Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).
Кому подойдет
Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:
- Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
- Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
- Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
- Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
- Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.
Карьера
Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:
- Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
- Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
- Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.
Перспективы
Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.
Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.